社内報制作ご担当者の皆さんこんにちは。
社内報の改善に欠かせない読者アンケート。Webツールを導入したり質問数を絞ったりと、答えやすく工夫しているつもりでも、いざ蓋を開けると回収率は伸び悩むものです。実際、多くの企業の制作担当者が「アンケートを掲載しても返答がない」という同じ壁にぶつかっています。
今回は読者である従業員の皆さんが「自分には関係ない」とスルーしてしまう状況を打破するための、一歩踏み込んだアプローチ術を紹介します。
現場のリーダーを味方につけ、
その場で回答してもらう環境をつくる
デスクワークではない現場の社員や、メールを見落としがちな多忙な部署には、個人の善意に頼るアンケート案内だけでは届きません。各拠点の幹部や若手リーダーが集まる定期会議など、人が一堂に会するタイミングを狙ってみましょう。会議の冒頭や終わりに5分だけ時間を借りて、その場でスマホをかざしてもらうようリーダーから直接促してもらいます。後回しになってしまうことを物理的に防ぎ、回答せざるを得ない仕組みをあらかじめ組み込んでおくことが、確実な回収へとつながります。
期間限定の回答担当者を任命し、
当事者意識を持ってもらう
全社員を対象に一斉にアンケートを実施しても、多忙な業務の中では「自分が答えなくても、他の誰かが答えるだろう」という心理が働き、スルーされがちです。自社の社内報とはいえ、この“他人事感”を解消するために、期間や人数をあらかじめ区切って、社内で今期の回答担当者を任命する仕組みを取り入れてみましょう。
例えば、発行号ごと、あるいは1年間単位といった期間限定で、全体で数十名となるよう各部署に協力者を依頼します。あらかじめ会社から役割として正式に協力を依頼することで適度な責任感と当事者意識が芽生え、回答率だけでなく意見の質も向上できます。ただし、選出されたメンバーへの負担過多は厳禁です。設問は直感で答えられる選択式を中心に絞り込み、5分以内で完了できるようにする配慮が不可欠です。
やりっぱなしはNG！
「自分の声が反映されている」実感を届ける
アンケートが徐々に途絶えていく最大の原因は、「せっかく時間を割いて書いたのに、その後どう扱われたのか分からない」という、発信側のやりっぱなし感にあります。いただいた意見や感想は、良い内容はもちろん、時には厳しい意見も含めて、誌面でしっかりとフィードバック特集として公開していきましょう。 定番の読者アンケート結果だけでなく、時には「職場のホンネ」として社風や業務、労働環境に関する社内アンケートの結果を載せることも効果的です。
「自分の意見が誌面作りに貢献している」「編集部が読者の声に真摯に耳を傾けている」と実感できれば、社内報は一気に身近な存在になり、次もまた進んで協力したくなる好循環が生まれます。
アンケートは、普段なかなか話せない読者とつながれる、大切なコミュニケーションの場です。まずは意図的に身近なチームを巻き込む取り組みから始め、声が集まる環境へと育てていきましょう。
＜ディレクターY＞