社内報を発行するたび、「今回はどれくらい読まれただろう」と気になる担当者は多いのではないでしょうか。内容には自信があっても発行後に反応が少なかったり、読者アンケートの返答率が悪かったりすると、次号の企画を考える前に「そもそも、きちんと届いているのだろうか」と考えてしまいます。
社内報を読んでもらうには、記事の内容を充実させることはもちろん大切です。ただ、社員が社内報が発行されたことを知り、手に取り、開くまでには、もうひと工夫が必要です。それが、発行前後の「社内報の広報」です。今回は、日々の制作業務に無理なく取り入れられる、社内報を読んでもらうための3つのアクションを紹介します。
Action1 発行前に「次の社内報」を話題にする
完成した後に告知するのではなく、雑誌やドラマや次回予告のように、発行前の段階から次号の見どころを公開して関心を惹きつける方法が効果的です。社内ポータルや掲示スペースなど、社員が普段から目にする場所に、発行日や表紙画像、特集タイトルなどを掲載し、興味を引くキャッチフレーズとともに告知してみましょう。
例えば「今号の特集は、〇〇部の舞台裏」「社長が語る！2027年の〇〇」など、記事の内容が気になる一言を添えるだけでも、関心を持ってもらうきっかけになります。また、同じ場所で告知を続けることもポイントです。「社内報情報はここを見れば分かる」という状態を定着させることで、社員が情報を見つけやすくなります。
Action2 社内の予定と発行日を合わせてみる
会社には、年度方針発表や新入社員の入社、新制度の開始など、年間を通してさまざまな行事や出来事があります。このようなイベントに関連した記事を掲載する場合は、できるだけ社員の関心が高まる時期に社内報を届けられないかを考え、発行時期から逆算して制作スケジュールを組みましょう。特に会社で大きな動きがあった直後は、関連する記事にも自然と目が向きやすくなり、社内報を手に取るきっかけにもなります。
また、全社会議や社内イベントなど、社員が一堂に集まる機会に合わせて配布するのも一つの方法です。普段は各拠点や部署ごとに配布している場合でも、社員が同じ場所に集まるタイミングなら、まとめて手渡すことができます。普段後回しにしがちな社員も、周囲の社員が手に取っていることで興味を持ったり、その場で記事について会話が生まれたりするケースもあります。制作側都合のスケジュールにならないよう、社内の動きをもっと意識してみましょう。
Action3 取材した人へは「配布」で終わらせない
社員が登場する記事では、取材に協力してもらった人へのフォローも大切です。掲載号が完成した際は可能であれば本人に直接手渡しし、お礼と感想を添えて届けましょう。自分が掲載された社内報であれば、普段以上に興味を持って読んでもらいやすく、記事の内容が周囲との会話につながることもあります。
全国各地や海外拠点など、登場する社員に直接渡すことが難しい場合は、電話やメール、社内チャットなどで掲載号のお届け日とともにお礼を伝えましょう。また、出張や会議などで本人や上司に会う機会があれば、「社内報、見てもらえましたか？」と声をかけるのも効果的です。直接会って話せる機会も掲載後のフォローに活用しましょう。
取材は、原稿を確認してもらって終わりではありません。丁寧な対応を続けていくことで、取材を受けた社員が社内報を身近に感じ、周囲の社員にも紹介してくれることが期待できます。
社内報の読者を増やすには、誌面の内容を工夫するだけでなく、社員が社内報に触れる機会を積極的に増やしていくことが大切です。社内報を広めるための「社内での広報活動」も意識して取り組んでください。
＜編集ディレクター：Y＞
35度を超えた予報に慣れ始めている夏。
エアコンを付けずに心地良く眠れる日が来るのが待ち遠しいです。
