社内報制作ご担当の皆さま、こんにちは。
原稿をまとめていく中で、最も気を使う仕事の一つが役員の方々の原稿編集ではありませんか。ある程度文字数を指定してお願いしたのにも関わらず、大幅に超えた原稿が届いてしまい、調整を任されてしまったという経験も少なくないと思います。とはいえ、ただ単に文章をカットするだけでは内容が薄くなったり、執筆者の意図が正しく伝わらなくなる恐れがあります。
しかし、どんなに良い内容であっても文字が詰まりすぎていれば、読者は途中で読みたくなくなりますよね。執筆者の熱量はそのままに、スッキリと読みやすい文章に仕上げるためのポイントを整理していきましょう。
不要な言葉は整理して一文をスリムに
文章を短くするための最も効果的な方法は、一つひとつの文を短く切ることです。原稿が長くなる原因の多くは、複数のトピックが一つの文章に詰め込まれていることにあります。「〜であり、また〜ということもあって、結果として〜」といった長い一文は、途中で句点を打ち「つまり」や「その理由は」といった言葉を使って、つながりを明確にしてみましょう。接続詞を適切に使い分けることで文章の構造が整理され、結果的に文字数を減らすことができます。
同じような内容を繰り返して説明している部分は、最も分かりやすい表現だけを残すなど、文章のつなぎを整理するだけで、意味を変えることなく読者がリズムよく読み進められる構成にすることができます。
【語尾の調整例】
・「〜ということが考えられます」→「〜です」
・「〜ということを念頭に置いて」→「〜を意識して」
・「〜というふうに思っております」→「〜と考えます」
・「行っていく必要があると考えている」→「取り組むべきだ」
重複した表現をまとめて情報に優先順位を
文字量の多い原稿を読み解いていくと、同じメッセージを言葉を変えて何度も伝えている箇所が見つかることがあります。これはそのポイントを強調したいという証ではありますが、そのまま載せると冗長な印象を与えてしまいます。最も重要だと思われるキーワードを一つ選び、そこに情報を集約させてみましょう。
複数のエピソードがある場合は、全てを詳しく書くのではなく一つのエピソードを深掘りし、残りは箇条書きに近い形で短くまとめることも効果的です。一番伝えたい「結論」はどこにあるのかを最初に見極め、その結論に直接関係のないエピソードや補足情報を優先的に整理していくことで、メッセージの核心がより鮮明に浮かび上がってきます。
誌面の余白は言葉の説得力を高める
誌面の余白こそメッセージに説得力を持たせるために不可欠な要素です。文字がぎっしり詰まっているページよりも適度に行間が空き、重要な一言が際立っている方が、読者の記憶に残りやすくなります。
編集者が読者の視点に立って客観的な立場で言葉を整えることで、社内報の質は一段と向上します。忖度してそのまま載せるのではなく、読み手の立場に立った編集を心がけることが、結果として役員の方々の想いを一番正しく届けることにつながるのではないでしょうか。
<ディレクターY＞