社内報ご担当者の皆様、こんにちは。
社内報の制作において、よくあるお悩みのひとつに「原稿が長すぎて、ページに入りきらない」「文字だらけで読みにくい紙面になってしまう」というものがあります。
「なぜ文章が必要以上に長くなるのか？」「どうしたらスッキリさせられるのか？」
その原因をクリアにして、対策を考えていきましょう。
原因：文字数がきちんと計算されていない
対策：ラフレイアウトを原寸紙でしっかり組む
WEBの場合、スペースが限られていないので文字数についてそれほど意識しなくても大丈夫ですが（ただし、あまりにもスクロールの多い記事は読まれにくい傾向があります）、限られた紙面の中で十分な文字の大きさを確保しつつ、ビジュアル的にも優れたレイアウトにするためには、事前に文字数を計算しておく必要があります。
ビジュアル重視の雑誌などでは、編集者がささっと書いたラフをエディトリアルデザイナーがきっちりとしたラフレイアウトに仕上げてくれることがありますが、社内報ではプロのデザイナーに先にレイアウトを組んでもらうということはまずないでしょう。多くの場合、編集者であるご担当者が手描きでいいのでラフレイアウトをしっかりと組んで、文字数を計算することが必要になってきます。
そのとき、慣れない方はもちろん、慣れている方も原寸の紙でラフレイアウトを描くことをおすすめします。ラフレイアウトを組んだら、貴誌バックナンバーや他誌をもとに文字の大きさを決め、1行に何文字入り、全体で何行入るかを計算していきましょう。そしておおよその文字数が出せたら、その文字数を寄稿者に伝え、なるべく文字数を守って原稿を書いてもらうようにしてください。
原因：寄稿者が文字数を守ってくれない
対策：少しリライトさせてもらいましょう
プロのライターであれば指定された文字数の中できっちりと文章を仕上げられますが、文章を書きなれていない方にはその調整が難しいもの。文字数を指定して依頼したにもかかわらず、想定以上の長い原稿が来てしまった場合は、文章を削らせていただくしかありません。
上司や社長の原稿を直すなんて恐れ多いかもしれませんが、読みやすいレイアウトにして多くの従業員に読んでもらうためとご説明し、文字数を調整させてくださるようにお願いしてみてください。
文字数の減らし方については、いくつか法則があります。ぜひ参考にしてみてください。
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意味が重複している単語は消す
ありがちなのが「まず最初に」「のちのち後悔する」「あらかじめ予定する」などの二重表現です。また「私が（は）」「〇〇さんが（は）」など分かりきっている主語が何度も登場する場合も消しましょう。
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接続詞・接続助詞は省く努力を
「そして」「それから」「だから」「また」「および」といった接続詞や「～ため」「～ので」などの接続助詞は、つい使ってしまいがちですが、多すぎると回りくどい文章になってしまいます。省く努力をしましょう。
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敬語は最小限にして使い過ぎない
相手を敬う気持ちを出そうとするあまり、敬語を使い過ぎてしまいがち。1つの文章に複数の動詞があるときは最後の動詞だけを敬語にすることで、文章自体もすっきりします。
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不要な前置きはごっそりカット
その分野に詳しい方はついつい前置きや背景を長々と書いてしまいがちですが、長すぎると伝えたいことが伝わりにくくなってしまいます。ある程度のことはご存じの上と割り切って、ばっさりカットさせていただきましょう。大幅にダイエットできます！
文章も体重もダイエットは計測から！
文字数をカウントすること自体が面倒だと思う方もいるかもしれません。
Wordの場合、キーボードの[Ctrl] + [Shift] + [G]（ショートカットキー）を押すだけで文字数のカウントができます。文字数カウント専用のWEBサイトもありますので、それらをうまく利用することをおすすめします。
「測るだけダイエット」という言葉があるように、体重やサイズの計測はダイエットの第一歩。文字数もカウントすることで具体的に何文字減らすべきかが分かると、ダイエットの成功率がぐんとアップしますよ。
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＜ディレクター 西田＞