社内報担当の皆さま、こんにちは。
新年度がスタートしてもうすぐ3カ月。新しい職場や業務にも少し慣れてきたというかもいらっしゃることでしょう。
社内報担当の皆さまの中には、他の業務と兼業しているという方も多くいらっしゃるかもしれません。
それは、原稿執筆や写真提供を依頼された方にとっても同じことです。
今回は依頼時のひと工夫の仕方をご紹介します。
必ず下準備をしてから依頼しましょう
社内報担当者の皆さんは、企画内容によって自分より上の役職、場合によっては役員に協力依頼をすることも考えられます。
何も準備せずに依頼の電話をするのではなく、簡単でかまいませんのでカンペを作ることをお薦めします。
対面で話す場合は、顔の表情や身振り手振りで伝えることもできますが、電話はそうはいきません。
誰もが緊張するものです。
慣れないうちは面倒かもしれませんが、メモをつくっておくと心にゆとりが生まれます。
メモにチェックを入れながら話を進めると良いでしょう。
カンペの一例
・社内報担当者であること
まずは自己紹介から！ 相手が何者であるか分からない人と話すのは不安をあおります。
・協力いただく企画の主旨
企画の主旨をきちんとお伝えすることで、協力していただく内容が的外れにならないようにします。
・お願いしたい内容
具体的に何をしたら良いのかを相手に伝えましょう。
・協力してもらった内容がいつ掲載されるのか
せっかく協力したのに、いつになったら掲載されるのか分からないという状況は、相手に不信感を与えてしまいます。予定で構いませんのでお伝えしておきましょう。
メールを送って、お互いに忘れないようにしましょう
先程のように完璧に伝えたから大丈夫、社内なので分かってくれるだろうと思いがちですが、相手も別の仕事の合間に協力しているという場合がほとんどです。
念のため、メールの本文に次の項目を記載してお互いに忘れないようにすることも大切です。
言った・言わないでもめないためにも役立ちます。
メールの本文に記載しておきたい事項
・依頼の内容
原稿の執筆、写真の提供、校正のご確認など具体的に書いておくのがポイントです。
例えば字数は300文字、写真はスーツ着用のお顔写真1点など。
・締め切り
日付だけの記載だと提出時間があいまいになってしまいます。
15時までなどと時間も書いておくと相手も優先順位がつけやすくなります。
行った作業を手順書として記録しておきましょう
慣れているので必要ないと思われるかもしれませんが、
異動や配置変更によって新しい担当者に引き継ぐことも考えられます。
例え担当者が変わったとしても、社内報は永続的に続いていくものです。
手順書を残しておくと引き継ぎを受ける人も安心です。
当時の状況は担当者にしかわかりませんし、担当者ご自身も記憶が薄れていくことは避けられません。
メモとして簡単に記録を残しておくだけでも違いがあります。
ご自身のことを振り返ってみてください。
社内報担当になったばかりのころ、電話で依頼するのに苦労したことはありませんか？
メールを送り忘れて担当者から原稿がこなかった経験はありませんか？
どのような作業をしたのか備忘録として残しておくことは
ご自身の今後の作業効率だけではなく引き継ぐ人の役にも立つことを覚えておきましょう。
どんな仕事でも相手がいて成り立つ場合がほとんどです。
社内報は社員の協力なくしては制作できません。
だからこそ、お互いに気持ち良く仕事をしたいものです。
ぜひ参考にしていただき、信頼関係を構築するきっかけとしてくださいね。
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執筆者：ディレクター 高橋
最近は、にゅうめんをよく食べています。
