制作ご担当者の皆さんこんにちは。
社内報の編集チームに新しいメンバーを迎えることになった際、必要な情報をすぐに共有できる状態になっていますか。過去の誌面や年間予定だけではなく、担当業務の範囲や原稿確認の手順も定期的に整理しておくと、初めてでも作業に取りかかりやすくなります。
担当者個々の記憶や社内外とやり取りしたメールに頼るのではなく、新しいメンバーが戸惑うことなくスムーズに参加できるよう、社内の情報を整えていきましょう。
担当業務と制作手順を整理する
まず新メンバーに共有すべきことは、社内報の発行目的、対象読者（社員のほか、OBや協力会社など）、編集方針です。口頭で説明するだけではなく、企画を考える際や原稿の編集段階ですぐに振り返って確認ができるように資料としてまとめておきましょう。
次に手順を細かく分けて準備をしていきます。
①年間スケジュール／何月発行だけではなく、いつから取りかかるかわかるように
②編集会議の流れ／当日までに準備しておくことを共有など
③協力会社との役割分担／社内のみなのか、デザイン会社への連絡方法など
④原稿依頼の方法／メールもしくは直接なのかなど
⑤取材・撮影方法／インタビューシート作成や撮影ポイントなど
⑥作業フォルダの共有／保存方法などの振り分けルールなど
⑦原稿整理・ラフ作成の方法／元原稿からどこまで修正して良いかなど
⑧校正確認・納品までの流れ／校正確認のポイント、印刷会社との連携など
特に⑦⑧においては工程だけではなく、依頼する相手との確認事項や承認までの順序など、編集チームとしての行動と判断基準を明確にしておくことが大切です。迷った時は「ひとまず過去号を真似る」という流れで進めていると、曖昧な状態でなんとなく進行することになり、結果誌面のマンネリ化にもつながります。
新しいメンバーの加入は、これまでとは異なる視点を取り入れる機会です。ブラッシュアップのきっかけとしていくためにも、現在の状況を整理し、細かな点までしっかりと共有することを意識していきましょう。
発行後の更新を日頃の制作手順に組み込む
引き継ぎのたびに資料を作り直さずに済むよう、毎号の発行後に進行表やひな形を見直す時間を設けましょう。制作に慣れている皆さんにとっては気にならないことでも、新しいメンバーは悩みの種になる可能性があります。一連の流れだけではなく、依頼時に不足していたことや企画の見直し理由、小さなトラブルがあれば原因や解決方法なども記載して共有資料に反映します。
制作過程の情報の整理は、新しいメンバーを迎えるときだけでなく、日々の確認や作業の漏れを防ぐためにも役立ちます。大切なのは、これまでの経緯を知らない人でも必要な情報が見つやすく、何をするべきなのかが判断できることです。まずは現在の進行表や依頼文を見直し、説明が必要な点を補ってみてください。誰が担当しても迷わず制作を始められる準備を整え、新しいメンバーとともに、企画や誌面の充実に取り組んでいきましょう。
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＜ディレクターY＞
年度の切り替え時期こそ
社内報を見直すチャンス！
より楽しく、満足度の高い内容へとしていきたいですね！
