社員の中には、社内報に自分の文章や写真が掲載されることに対して「本当は載るのが恥ずかしい」「あまり気は進まないけど、頼まれたから仕方ない」といった気持ちの人も少なくありません。
そうした方々に気持ちよく協力してもらうため、社内報に掲載されることを、負担ではなく「載ってよかった」と思える体験にすることが重要です。ここでは、社員に原稿を書いてもらうことを前提に、制作フローで注意したいポイントを紹介します。
文章は“盛りすぎ”に注意！
編集上の意図に沿った形になるよう、原稿の文章表現を整えることが必要なケースがあります。しかし、キャッチーさを優先するあまり、その人の個性やニュアンスが失われてしまうと「これは自分の文章ではない」という違和感につながります。それが社内報への不信感につながることは避けたいですね。
原稿を整える目的は「誇張」ではなく、あくまで本人の意図を分かりやすく伝えるための「整理」。その人らしさを生かし、必要以上の改変は避けるようにしましょう。
書き直しは、本人の意向を確認して
日頃から文章を書き慣れていない人の場合、自分の原稿に自信がないことが多いもの。そのため、整理された原稿の文章に違和感があっても「書き方が悪かったから仕方ない」と感じてしまい、不満を飲み込んでしまうケースもあります。
初校ゲラのチェックをお願いするときは、ただ「ご確認ください」ではなく、違和感があれば指摘してもらえるように伝えましょう。大きく変えるときには「この文章をこのように変えると意図がより伝わるので、変えてもよろしいですか？」というように、本人に納得してもらうことが欠かせません。
意見交換の場を設ける
発行後、掲載された人は反響を気にしていることでしょう。何も反響がないと「読んでもらえていないのかな？」という不安や、「せっかく協力したのに…」という不満を抱いてしまうかもしれません。担当者からのお礼はもちろん大切ですが、それだけで終わらせない工夫を考えてみましょう。
特に拠点が各地に分散している企業では、読んだ人の感想が掲載された人へ届きにくくなりやすいです。そこで、多くの企業で導入されているクラウド型グループウェアの掲示板に、社内報発行のお知らせを掲載するとともに、紙面内容について意見を交わすための専用スレッドを設けてみてはいかがでしょうか。
掲載された方にとって、自分の記事に対していろいろな感想が寄せられるのはうれしいもの。取材や原稿作成に協力して良かったという気持ちにつながります。もちろん、いただいた意見や感想には、担当者としても必ずリアクションを返すようにしましょう。
また、次号の社内報では「読者コメント紹介」として投稿の一部を掲載し、特に優れた意見を寄せてくださった方には、担当者が選ぶ「ベストコメント賞」として、文具などのささやかなお礼をお渡しする企画もオススメです。
読者の声を誌面作りに反映しながら、社内報をより身近で参加型のメディアへと育てていくことが期待できます。
社内報は「載る人にも価値を感じてもらえるか」が、そのまま「読まれるかどうか」にもつながる媒体です。掲載されることがうれしい体験になれば、社員の協力も自然と得やすくなり、結果として担当者の負担も軽くなっていきます。
協力してくれる方の納得感にも配慮しつつ、制作を進めていきましょう。
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