制作ご担当者の皆さんこんにちは。
社内報は社員同士の距離を縮め、企業文化の醸成にもつながる大切なツールです。一方で、氏名や顔写真など多くの企業情報を含む媒体でもあるため、「社員や家族しか見ないから大丈夫」という油断が、思わぬ情報漏洩につながる可能性もあります。
社内報は、制作して終わりではありません。配布後の取り扱いまで含めて考えてこそ、安心して続けられるツールとなります。今回は個人情報保護の考え方と、制作担当者・従業員それぞれが気をつけたいポイントを整理していきましょう。
依頼者には許可を取り安心感を届ける
個人情報とは氏名や顔写真、年齢、所属部署だけでなく、誕生日、出身地、表彰歴など、個人を特定できる情報すべてを指します。社内報では、社員紹介や慶弔記事など人を主役にした企画が多いため、特に注意が必要です。
原稿や写真の提供を依頼する際には「どの情報を」「どの範囲で」「どのように配布し、管理するのか」をしっかりと説明して、掲載の許諾を得ることを必ず行いましょう。掲載時には本人の許諾だけでなく、“第三者が読んだらどう感じるか”という視点を持ち、表現に気を付けることも欠かせません。確認や配慮はひと手間に感じるかもしれませんが、その積み重ねによって皆さんが安心して読める紙面づくりにつながります。
個人情報を扱う際は、以下の基本ルールを編集チームで共有しておくと良いでしょう。
・利用目的・配布範囲を明確にして説明し、掲載の許諾を得て範囲内で使用する。
・個人情報保護法に則り、しっかりと保管・管理する。
・第三者に提供する場合は本人同意を得る。
（参考：政府候補オンラインhttps://www.gov-online.go.jp/article/201703/entry-7660.html#firstSection）
顔写真や実名掲載を拒否された場合、本人の同意は必須のため強制はできません。匿名表記やイラストに差し替えるなど、工夫して誌面を飾りましょう。
定期的に社内での取り扱い方の共有しよう
配布された社内報は社内での閲覧だけではなく、家に持ち帰ったり、PCやスマホからの閲覧などさまざまな形で扱われています。e-bookなどのデータ共有する場合は、社内ネットワーク内での限定公開や特定のIDとパスワードが必要な社内ポータルサイトを利用するなど、保存や共有できる環境をなくしてセキュリティ対策を行うことをおすすめします。
個人情報を守るのは制作担当者だけの役割ではありません。読者である従業員一人ひとりにも意識を持ってもらうことが大切です。不要になった紙面は適切に廃棄する、社外の第三者に見せない、公共の場で読まない、SNSに安易に掲載しないなど、閲覧時のルールを定め、定期的にアナウンスして浸透させましょう。
・PDFの保存場所や共有範囲は明確に
・持ち帰り可否や注意喚起を誌面や社内で発信する
・バックナンバーの管理方法を決めて徹底する
人と企業が主役となるツールだからこそ、社内報は常に個人情報と隣り合わせです。一人ひとりの小さな配慮と認識が、社内報を長く愛される媒体に育てます。「楽しい」と「安心」が両立する社内報づくりを、まずは制作担当者の皆さんから広げていきましょう。
＜ディレクターY＞
今年も皆様お疲れ様でした。
良いお年を・・・★
