社内報制作において、スケジュール管理は担当者の重要な仕事のひとつです。編集会議の日程調整を行ったり、締め切りまでに原稿を集めたり、デザインが上がってきたら確認をお願いしたり…と、多くの人が関わる社内報を期日通りに発行するためには、実効性のあるスケジュール作りが欠かせません。
その際に意外と見落とされがちなのが、担当者自身が行う「裏方作業」の日数です。なお、ここでは執筆者とのやりとりや集まった原稿のチェックなど、社制作を進めるために必要な細々とした作業を「裏方作業」としています。
特に社内報業務を他の仕事と兼務している場合、スケジュールを作成する際にこの「裏方作業」の工数を見落しがち。頑張り屋さんほどこの作業時間を少なく見積もりがちですが、担当者自身の病気やトラブルが発生したときに遅延につながるリスクは増大です。あらかじめ必要な日数をきちんと確保しましょう。
行き違いのない丁寧な依頼作業を
各部署への執筆依頼や写真などの素材提供の依頼は、意外に時間がかかる作業です。企画ごとに趣旨・字数・トーン・締め切り・必要な写真点数など、さまざまな情報をわかりやすく整理して執筆者に伝える必要があります。
伝え方があいまいで意図と異なる原稿が寄せられると、書き直しの依頼や修正に余計な時間がかかってしまうため、あらかじめ「依頼日」をスケジュールの中にももれなく入れましょう。
原稿・データチェックには十分な日数を
執筆者から上がってきた原稿は、誤字脱字、表記ゆれ、社内ルールとの不整合などのチェックを忘れずに行いましょう。また写真のデータもそのまま使えるとは限りません。解像度は十分か、写り込んでいてはいけないものが写っていないかなどの確認が必要です。不備があれば再度の依頼が発生し、やり取りの往復でさらに日数を消費します。
確認・チェック作業自体は難しいものではありませんが、社内報１号分だけでもかなりの数のデータが担当者のもとに届きます。
「確認だけ」でも時間はかかってしまうもの。データ確認は“まとまった時間が必要な作業”と考え、その分の時間を考慮して原稿の締め切りを設定しましょう。
修正指示の取りまとめは意外と頭を使う
初校で執筆者から修正希望が寄せられますが、必ずしも具体的な指示がもらえるとは限りません。「もう少し目立たせたい」「ここを大きくしたい」など抽象的なオーダーを寄せられることもしばしばあります。その意図を読み解き、デザイン担当者にデザイン指示として言語化する作業は、想像以上に頭を使います。執筆者やその所属部署からの修正依頼が届いたら、それを「整理」する作業日数も事前に織り込んでおきたいポイントです。
他メンバーとの連携をスムーズに進めることはもちろん大切ですが、担当者である自分自身の「裏方作業」時間をしっかり確保することは、担当者としては最も重要なリスクマネジメントです。
各作業日数をスケジュールに組み込んだ上で、できれば校了までに数日分を予備日としてスケジュールにバッファ（余白）を仕込んでおくようにしましょう。想定外の修正や差し戻しがあったとき、スケジュールの遅延リスクを最小限にしてくれます。
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執筆者：ディレクター今枝