経営方針をはじめとするトップダウンの記事や、DXなど新しい取り組みを扱う記事は、どうしても情報量が増えがちです。その結果、文字がびっしりと並んだ誌面になり「重要そうだけど、進んで読む気が起きない」という状態に陥りやすくなります。
重要な情報の記事は、きちんと読まれてこそ役立ちます。企画や内容に応じて、見せ方に工夫を加えていきましょう。
最初の数行で内容が掴める作りに
すべてを丁寧に読ませようとするのではなく「まずここだけ読めばOK」というゾーンを設けてみましょう。ウェブニュースで見かける「この記事を読むとわかること」といった全体の簡単な要約を、社内報の記事でも冒頭に置いてみてはいかがでしょうか。最初だけでおおまかな内容が伝わるようにすれば、その後の本文へ入っていくストレスが減ります。
グラフや図版で適度なメリハリを
方針発表などでは数字の話も頻出ですが、数字が並んだ文章を読んでいると頭がぼーっとしてしまう人も中にはいるでしょう。
数値目標はグラフにしておけば、一目で全体像を把握できるのでおすすめです。また数字に限らず、今後の段階的な目標をフロー図にしたり、目標→大施策→中施策をツリー型にまとめるのもわかりやすくなります。
グラフや図版を入れて「文字で理解しないといけない内容」を減らすことで、理解度と読了率を高められます。
重要度別のカラーリングで目に留まるポイントを
たとえば方針発表の記事であれば、最重要メッセージ１つだけを赤いマーカー（帯）で強調し、その次に重要なポイント数点には黄色いマーカーをつけ、その他は通常の本文として色をつけずに配置する、といった具合で、文章を色で区別してみましょう。色を増やしすぎると逆に重要度が伝わらなくなるので2色までに抑えるのがおすすめです。
「すべてを誌面に載せない」判断も◎
誌面に無理やり長文を詰め込むのではなく、全て掲載するのをやめて「逃がす場所」を用意するのも一つの手です。イントラネットがある場合は、細かな情報はそちらに掲載して二次元コードで誘導しておき、社内報は最重要点のみ掲載する、という方法があります。
イントラと社内報に全く同じ内容を載せるのは、媒体特性を生かせず、もったいないと言えます。スペースに限りのある社内報はダイジェストとして割り切って、大意を広く浸透させることに重きを置きます。詳細版は掲載分量の制約が少ないイントラでも十分です。
情報量が多いときこそ「どう見せるか」が問われます。文章の羅列にせずに、企画や内容に応じて形を整えていく作業は面倒なように見えますが、その一手間が「編集」です。「せっかく作ったのに読んでもらえない」ことのないように編集していきましょう。
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【執筆者：ディレクター今枝】