社内報担当の皆さま、こんにちは。

社内報の制作にあたって、一人ですべての業務をこなすのは大変です。

そんなお悩みを解消する方法の一つとして有効なのが編集委員制度です。

編集委員の役割としては、所属部署や関連部署の情報収集をはじめ、編集会議への参加、企画の検討などが挙げられます。

今回は編集委員制度を活性化させるためのコツをご紹介したいと思います。

編集会議開催前にアンケートを送りましょう

編集会議は社内報担当の皆さんと編集委員が顔を合わせられる貴重な機会です。

ほとんどの編集委員の皆さんは、他に業務がある中で参加されていますから、有意義な時間にしたいものです。

編集会議の開催をお知らせするときは、当日話し合う議題や考えてきてほしい内容を盛り込んだ事前アンケートを送ることをおすすめします。

会議の場で急に意見を求められても、うまく答えられないもの。事前に教えてくれていればあの人に聞けたのに…といった事態を避けられます。

最新号の感想や評判を、編集委員の同僚にヒアリングしてもらうことで率直な意見を入手できます。

事前アンケートは会議開催1週間前くらいに投げておくといいでしょう。下準備をしっかりしておくことで、当日の会議が活発になります。

編集会議進行時に気を付けたいポイント

社内報担当の皆さまは、社内報のことを知り尽くしているでしょうから、編集委員の皆さんにも同じ温度感を求めてしまいがちです。

もちろん大切なことですが、編集委員の皆さまにも他の業務があることを配慮する姿勢も大切にしたいものです。

会議では編集方針をお伝えして、社内報制作も会社を支える大切な仕事であることを浸透させていきましょう。

進行時には参加した編集委員の皆さんがまんべんなく意見をいってもらえる雰囲気づくりも心掛けましょう。

編集委員に意見を求めるときも

「何か掲載することはありませんか？」と聞くのではなく

「この前の人事異動で配属になった○○さんは、どんな人ですか？」「部内ではやっていることはありますか？」「社内の同好会に参加されている人はいますか？」など聞き方も工夫すると答えやすいかもしません。

何気ない一言が企画につながる場合もありますから、どんどん話を振ってみてください。

自分の意見が誌面に反映されたという経験を、編集委員の皆さんに積み重ねていただくことで、社内報に対する協力体制が構築されていくことでしょう。

編集会議への参加、情報の収集が編集委員ミッションとして定着してきたら、

編集委員に誌面に登場してもらってみてはいかがでしょうか？

取り入れやすいのは編集後記です。

そのときに気を付けたいのが「頑張ります」「よろしくお願いします」などの表現にかたよらないようにすることです。

つい挨拶を書きたくなってしまいますが、皆同じになってしまいます。

近況でもいいですし、社内報の好きなコーナーやどんなときに読んでいるかなど編集委員一人ひとりが違うコメントになるように依頼をしましょう。

登場することになれていただけたら、編集委員で持ち回りのエッセイコーナーをつくるのもいいかもしれません。

編集委員同士の横のつながりができてくると、情報も共有されやすく社内報制作に対する意識も高まっていきます。

編集会議後に懇親会を行ったり、発行後に打ち上げをするなども編集委員とのコミュニケーションを深める一つの方法です。

ぜひ取り入れてみてください。

執筆者：ディレクター　高橋

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