社内報担当者の皆様、こんにちは。
忘年会や新年会、歓送迎会やスポーツ大会、社員旅行などのお楽しみイベントから、社員総会や表彰式、周年記念イベントのような大規模イベントまで、企業ではさまざまな社内イベントが開催されています。また「アフターコロナ」移行後は、コロナ禍で自粛していた対面型のオフライン型イベントがコロナ禍前のように復活している企業も多いことでしょう。
オンラインでは難しかったface‐to‐faceでの触れ合いから交流が深まって、社員間に一体感が生まれやすいのがオフライン型イベントのメリットです。従業員エンゲージメントやモチベーションの向上のためにも、規模の大小を問わず積極的に開催していきたいですね。
社内イベント開催の効果を
最大にするのは「社内報」です！
社内イベントを開催して得られる効果を最大にするために、ぜひご提案したいのが「社内報の活用」です。皆さんの担当する社内報では、イベントの事後情報としてのレポート記事を都度掲載されていますか？ イベントのお知らせや参加募集などの事前情報は掲載してもイベントのレポート記事はあまり掲載していない…いうことはありませんか？ もしそうだとしたら、イベントの内容を後日原稿としてまとめるという作業が発生することで、担当者様の負担が大幅に増えてしまうからかもしれませんね。
全社員参加のイベントだったとしても、業務都合やプライベートな事情などで参加できない・しない社員は一定数いらっしゃいます。残念ながら参加できなかった社員をしっかりフォローし、参加した社員との間の情報格差を減らすことは、その方のモチベーションをキープするために重要なこと。イベントがどのような雰囲気で行われ、イベント中にどんな出来事や発言があったのかなどを共有することは、参加した社員にとってもイベントを振り返ることができるので、開催した効果がグッと高まります。
イベントを「形」に残すという点では実行委員会が作成する報告書もありますが、報告書は運営体制や費用対効果の検証、反省や改善すべき点などをまとめたもの。社員への共有ツールとしては役割が異なります。
イベントレポート記事づくり
まずは「写真の撮影」から
記事を書く負担をなるべく減らしたいという担当者様に、イベントレポート記事作成のための最も簡単で効果的な方法をお伝えします。
まずやっていただきたいのは、イベントの様子をとにかく「撮影する」ということ。社内カメラマンになって、イベント中は撮って撮って撮りまくっていただきたいのです。このときの撮影機材はできれば一眼レフカメラがあれば理想的ですが、コンパクトデジカメ、もしくはスマホのカメラでも大丈夫。動画撮影をされる場合は「切り出し」も可能ですが、クオリティの面からいえば最初からスチール（静止画）として撮っていただくことをおすすめします。
なお、イベント時の撮影のポイントは、こちらの記事をご参照ください。
社内イベント開催後は
「社内報」掲載をルーティンに
誌面では、撮った写真の中から今回のイベント内容を伝えるのにふさわしい写真を、掲載スペースに合わせて選びます。そのとき、イベント内容を伝えるためだからと説明的な写真ばかりを入れてしまうと、インパクトのない、平坦な誌面になってしまう可能性があります。登壇者や参加者の表情を大きく捉えるなど、空気感とライブ感のある生き生きとした写真を入れると、誌面に動きとメリハリが出てきます。
次に、それらの写真ひとつひとつにキャプション（写真の説明文）を付けてください。長々とした本文がなくても、印象に残るような“いい”写真と的確なキャプションがあれば、イベントの内容を臨場感をもって伝えることができます。その後で、記事タイトルとリード文（導入文）を加えれば完成です。
（キャプション例）社員旅行で行った〇〇〇。マーケティング部の女子チームで名物の△△△を堪能してきました。
余裕があれば、参加した社員の方々からWEBアンケートなどでイベントについての感想コメントをいただき、「参加者の声」として掲載するといいでしょう。多方面からの視点が加わり、コンテンツに奥行きが出てきます。
（参加者のコメント例）社内ゴルフコンペが久しぶりに開催され、初心者でしたが「スコアぴったり賞」をいただきました！グリーンの中でのゴルフはとっても楽しくて、もっと上手になりたいと思いました。またこのようなイベントをお願いします。（営業部 〇〇〇〇）
開催したイベントのレポートを記事として社内報に掲載すれば、新入社員や求職者、ご家族に向けた会社理解の資料としても使えます。イベント内容を何度も振り返られるのも紙の社内報ならではですね。「社内イベントを開催したら、社内報にレポート記事を掲載する」を今後のルーティンにしてみてくださいね。
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＜ディレクター 西田＞
イベントレポート記事で大切なのは、ライブ感と臨場感。記事を書くときには、イベントは過去のことになっているので「…でした」「…だった」という過去形を多用しがちですが、それによって“古い内容”になってしまいます。読者には今、一緒に体験している感覚で読んでもらうため、文章は現在形をベースに構成。そして、体言止めを随所に入れてテンポよく！
